대관안내
행사장 이용절차
1. 회의실 이용절차
임대 신청
- 회의실 임대문의 및 일정협의(전화/방문/이메일 등)
- 견적요청 및 견적 확인
- 임대신청 및 서류 제출 (행사 계획서, 사업자등록증, 사용허가신청서)
- 회의실 사용허가통보서 공문 발송(HICO)
- 시스템 및 기자재, 식/음료 문의 상담
계약체결
- 계약서 작성 및 계약금 납부(임대료의 20%)
- 중도금 납부(임대개시 60일전 임대료의 30%)
- 잔금 납부(임대료의 50%)
구분 | 시기 | 납입금(VAT포함) |
---|---|---|
계약금 | 계약체결 시 | 임대료 20% |
중도금 | 임대개시 60일전 | 임대료 30% |
잔금금 | 임대개시 7일전 | 임대료 50% |
추가 임대료 정산 | 행사 종료 후 | 회의실 초과 사용분 및 추가 장비 임대료 납입 |
행사준비
- 행사 담당자 및 홀매니저와 사전 업무 협의
-
사전 신고서 제출
- 작업신고서, 도면
세팅 및 진행
-
행사 진행, 추가 회의실 사용 신청, 기자재 및 비품 신청
- 인터넷 사용, 복사, 팩스 등 비품 관련 이용이 필요한 경우 1층 비즈니스 센터에 문의
행사종료
- 비품 및 임대장비 반납
- 회의실 추가 사용 임대료 및 추가 부대장비 사용료 정산
2. 전시장 이용 절차
임대 신청
- 전시장 임대문의 및 일정협의(전화/방문/이메일 등)
- 견적요청 및 견적 확인
- 임대신청 및 서류 제출 (행사 계획서, 사업자등록증, 사용허가신청서)
- 전시장 사용허가통보서 공문 발송(HICO)
- 시스템 및 기자재, 식/음료 문의 상담
계약체결
- 계약서 작성 및 계약금 납부(임대료의 20%)
- 중도금 납부(임대개시 60일전 임대료의 30%)
- 잔금 납부(임대료의 50%)
구분 | 시기 | 납입금(VAT포함) |
---|---|---|
계약금 | 계약체결 시 | 임대료 20% |
중도금 | 임대개시 60일전 | 임대료 30% |
잔금금 | 임대개시 7일전 | 임대료 50% |
추가 임대료 정산 | 행사 종료 후 | 회의실 초과 사용분 및 추가 장비 임대료 납입 |
행사준비
-
행사 담당자 및 홀매니저와 사전 업무 협의
- 마킹 및 설치 및 철거일정, 부스 레이아웃, 로비 사용계획, 경비 및 상주인력
- 개막식 계획 및 VIP 일정 등
-
사전 신고서 제출
- 작업신고서, 기술지원신청서, 부스 레이아웃
세팅 및 진행
- 부스 설치 및 전기, 급배수 등 설비 설치는 HICO 감독 하에 진행
- 시공은 HICO 지정협력업체를 통해서만 진행
- 시간외 사용 (08:00~20:00 이외 연장 사용시 시간외 사용료 발생)
행사종료
- 원상복구(임대기간 중 발생한 시설 파손 확인)
- 관리비 확인(추가 전기 및 냉난방료 등)
- 폐기물 처리 및 청소
3. HICO 주요 연락처
구분 | 부서 / 업체명 | 담당업무 | 전화번호 |
---|---|---|---|
대관업무 | 마케팅팀 | 김종명 과장(공공기관, 공기업, 협회 및 단체) | 054-702-1051 |
권은경 대리(기업행사) | 054-702-1057 | ||
김예지 주임(기업행사) | 054-702-1052 | ||
허동근 주임(전시, 공연 및 이벤트) | 054-702-1053 | ||
행사 진행 | 마케팅팀 | 박서준 과장(홀매니저) | 054-702-1056 |
비즈니스 센터 | 렌탈은행 | AV 시스템 및 비품 렌탈 / 운용 | 054-702-1215~6 |
연회서비스 | 호텔 현대 경주 | 케이터링 / 연회 | 054-702-1051~3,1057 |
뷔페 로터스(4F) | 054-702-1212 |