행사장 이용절차

1. 회의실 이용절차

임대신청

• 회의실 임대문의 및 일정협의 (전화/방문/이메일 등)
• 견적 요청 및 견적 확인
• 임대 신청 및 서류 제출 (회의실사용신청서, 행사계획서, 사업자등록증)
• 회의실 사용승인 (하이코 → 주최기관)
• 회의 장비·비품 임차 및 케이터링 서비스 상담

계약체결

• 계약서 작성 및 계약금 납부 (임대료의 20%)
• 중도금 납부 (임대료의 30%)
• 잔금 납부 (임대료의 50%)

계약체결 구분, 시기, 납입금 정보를 제공하는 표

구분	시기	납입금 (VAT포함)
계약금	계약체결 시	임대료 20%
중도금	임대개시 60일전	임대료 30%
잔금	임대개시 7일전	임대료 50%
추가 임대료	행사 종료 후	회의실, 장비, 비품 등 추가 발생 비용 납부

상기 임대료 납부 일정 및 납부 비율은 하이코와 조정 가능

행사준비

• 행사전담 홀매니저 지정
• 관련 서류 제출 (필요 시)
  • 행사실행계획서, 행사장도면, 전시부스설치신청서, 기술지원신청서 등

세팅 및 개최

• 행사장 조성 및 리허설
• 행사개최
  • 추가 회의실·장비·비품 필요 시 전담홀매니저에게 문의
  • 컴퓨터·인터넷·팩스 사용, 출력·복사는 1층 웰컴센터 (홀매니저실) 이용

행사종료

• 회의장비·비품 등 반납 및 회의실 원상복구 (현수막·무대·통역부스 등 철거)
• 행사 개최 중 추가사용분 (회의실, 장비, 비품, 소모품 등) 정산

2. 전시장 이용절차

임대신청

• 전시장 임대문의 및 일정협의 (전화/방문/이메일 등)
• 견적 요청 및 견적 확인
• 임대 신청 및 서류 제출 (전시장 사용신청서, 행사계획서, 사업등록증)
• 전시장 사용승인 (하이코 → 주최기관)
• 장비·비품 임차 및 케이터링 서비스 상담

계약체결

• 계약서 작성 및 계약금 납부 (임대료의 20%)
• 중도금 납부 (임대료의 30%)
• 잔금 납부 (임대료의 50%)

계약체결 구분, 시기, 납입금 (VAT포함) 정보를 제공하는 표

구분	시기	납입금 (VAT포함)
계약금	계약체결 시	임대료 20%
중도금	임대개시 60일전	임대료 30%
잔금+관리비예치금	임대개시 7일전	임대료 50%
관리비 정산	행사 종료 후	전시장 추가사용, 관리비 (전기, 냉난방 등) 실사용량 장비 및 비품 추가사용분 정산 → 관리비 (예치금) 환급 또는 추가청구

상기 임대료 납부 일정 및 납부 비율은 하이코와 조정 가능

행사준비

• 행사전담 홀매니저 지정
  • 전시회 도면 및 행사실행계획서 제출
  • 마킹·설치·철거 일정 조율
  • 광고홍보물 설치 계획 협의, 행사장 경비 및 인력운용 계획 공유
  • 개막식 계획 및 VIP 정보 공유 등
• 관련 서류 제출
  • 전시부스설치신청서, 기술지원신청서, 작업신고서 등

세팅 및 개최

• 전시장 조성 (부스설치, 전기간선공사, 급배수 설비설치공사는 하이코 감독 하에 진행)
  • 행사장 조성을 위한 각종 시공은 하이코 지정등록업체 통해 진행
  • 임대차계약체결 시간 이외 연장 사용 시 추가임대료 (시간외 사용) 발생
• 리허설

행사종료

• 전시부스, 무대 등 철거 및 원상복구 (임대기간 중 발생한 시설 파손여부 확인)
• 전시장 관리비 (전기, 냉·난방, 압축공기 등) 정산 및 관리비예치금 환급 또는 추가청구
• 폐기물 처리 및 청소
  • 산업폐기물 처리 및 청소는 주최자가 하이코 지정등록업체를 통해 진행하고, 청소업체와 비용 직접 정산

행사장 대관담당

행사장 대관담당 연락처 구분, 부서/ 업체명, 담당업무, 전화번호 정보를 제공하는 표

담당부서	담당자	구분	담당분야	전화
MICE 마케팅팀	조한나 과장	학회	국내외 학술대회(의학·공공)	054-702-1011
	최세연 대리		국내외 학술대회 개최지원	054-702-1013
	강하영 주임		국내외 학술대회(공학)	054-702-1012
	박대권 주임	미팅, 이벤트	한수원·협회·기업·종교 등 미팅/이벤트	054-702-1051
	한수빈 주임	전시	정부·공공기관·기업·종교 등 전시	054-702-1053
	남정희 주임	학회, 미팅	국내외 학술대회(자연·기타) 정부·공공기관 미팅	054-702-1052