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시설/임대

임대절차/요율

행사장 이용절차

1. 회의실 이용절차
임대신청
  • 1. 회의실 임대문의 및 일정협의(전화/방문/이메일 등)
  • 2. 견적 요청 및 견적 확인
  • 3. 임대 신청 및 서류 제출 (회의실사용신청서, 행사계획서, 사업자등록증)
  • 4. 회의실 사용승인(하이코 → 주최기관)
  • 5. 회의 장비·비품 임차 및 케이터링 서비스 상담
계약체결
  • 1. 계약서 작성 및 계약금 납부(임대료의 20%)
  • 2. 중도금 납부(임대료의 30%)
  • 3. 잔금 납부(임대료의 50%)
계약체결 구분, 시기, 납입금 정보를 제공하는 표
구분 시기 납입금 (VAT포함)
계약금 계약체결 시 임대료 20%
중도금 임대개시 60일전 임대료 30%
잔금 임대개시 7일전 임대료 50%
추가 임대료 행사 종료 후 회의실, 장비, 비품 등 추가 발생 비용 납부

상기 임대료 납부 일정 및 납부 비율은 하이코와 조정 가능

행사준비
  • 1. 행사전담 홀매니저 지정
  • 2. 관련 서류 제출 (필요 시)
    • - 행사실행계획서, 행사장도면, 전시부스설치신청서, 기술지원신청서 등
세팅 및 개최
  • 1. 행사장 조성 및 리허설
  • 2. 행사개최
    • - 추가 회의실·장비·비품 필요 시 전담홀매니저에게 문의
    • - 컴퓨터·인터넷·팩스 사용, 출력·복사는 1층 웰컴센터 (홀매니저실) 이용
행사종료
  • 1. 회의장비·비품 등 반납 및 회의실 원상복구(현수막·무대·통역부스 등 철거)
  • 2. 행사 개최 중 추가사용분 (회의실, 장비, 비품, 소모품 등) 정산
2. 전시장 이용절차
임대신청
  • 1. 전시장 임대문의 및 일정협의(전화/방문/이메일 등)
  • 2. 견적 요청 및 견적 확인
  • 3. 임대 신청 및 서류 제출 (전시장 사용신청서, 행사계획서, 사업등록증)
  • 4. 전시장 사용승인(하이코 → 주최기관)
  • 5. 장비·비품 임차 및 케이터링 서비스 상담
계약체결
  • 1. 계약서 작성 및 계약금 납부(임대료의 20%)
  • 2. 중도금 납부(임대료의 30%)
  • 3. 잔금 납부(임대료의 50%)
계약체결 구분, 시기, 납입금(VAT포함) 정보를 제공하는 표
구분 시기 납입금 (VAT포함)
계약금 계약체결 시 임대료 20%
중도금 임대개시 60일전 임대료 30%
잔금+관리비예치금 임대개시 7일전 임대료 50%
관리비 정산 행사 종료 후 전시장 추가사용, 관리비(전기, 냉난방 등) 실사용량
장비 및 비품 추가사용분 정산
→ 관리비(예치금) 환급 또는 추가청구

상기 임대료 납부 일정 및 납부 비율은 하이코와 조정 가능

행사준비
  • 1. 행사전담 홀매니저 지정
    • - 전시회 도면 및 행사실행계획서 제출
    • - 마킹·설치·철거 일정 조율
    • - 광고홍보물 설치 계획 협의, 행사장 경비 및 인력운용 계획 공유
    • - 개막식 계획 및 VIP 정보 공유 등
  • 2. 관련 서류 제출
    • - 전시부스설치신청서, 기술지원신청서, 작업신고서 등
세팅 및 개최
  • 1. 전시장 조성(부스설치, 전기간선공사, 급배수 설비설치공사는 하이코 감독 하에 진행)
    • - 행사장 조성을 위한 각종 시공은 하이코 지정등록업체 통해 진행
    • - 임대차계약체결 시간 이외 연장 사용 시 추가임대료(시간외 사용) 발생
  • 2. 리허설
행사종료
  • 1. 전시부스, 무대 등 철거 및 원상복구 (임대기간 중 발생한 시설 파손여부 확인)
  • 2. 전시장 관리비(전기, 냉·난방, 압축공기 등) 정산 및 관리비예치금 환급 또는 추가청구
  • 3. 폐기물 처리 및 청소
    • - 산업폐기물 처리 및 청소는 주최자가 하이코 지정등록업체를 통해 진행하고, 청소업체와 비용 직접 정산

행사장 대관담당

행사장 대관담당 연락처 구분, 부서/ 업체명, 담당업무, 전화번호 정보를 제공하는 표
담당부서 담당자 담당분야 전화
센터마케팅팀 김수진 팀장 정부기관, 공기업, 협회 054-702-1051
김예지 대리 기업회의, 이벤트 054-702-1052
최다은 주임 학회 (학술회의) 054-702-1053

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